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Comment mettre à jour ?
En cliquant successivement sur les trois liens ci-dessous, et en remplissant directement les formulaires intégrés :
- Base “Accueils et secrétariats” qui regroupent les coordonnées générales des Communes et des EPCI adhérents.
Mettre à jour → Accueils et secrétariats des Communes et des EPCI- Base “Maires et Présidents d’EPCI” qui regroupent les informations de contact directes des élus adhérents.
Mettre à jour → Maires et Présidents d’EPCI- Base “Responsables des services communaux et intercommunaux” qui regroupent les informations de contact directes des directions générales, des secrétariats généraux et des responsables communaux.
Mettre à jour → Responsables des services communaux et intercommunauxPourquoi mettre à jour ?
Nos communications se structurent sur trois bases de données distinctes. L’utilisation de ces trois bases poursuit trois objectifs :
→ Elle permet de sécuriser nos activités.
En effet, il arrive parfois que nos services soient saisis pour des motifs étrangers à la gestion communale et contre l’intérêt de nos adhérents : disposer des contacts directs nous permet ainsi de nous assurer de la légitimité des demandes. Les mails et les appels reçus sont automatiquement identifiés par notre système lorsqu’ils sont inscrits dans ces bases de données.
En outre, les maires et les Présidents d’EPCI sont appelé à s’identifier personnellement pour procéder aux opérations de vote de l’AMF, il est donc indispensable pour nous de disposer des bonnes informations afin de sécuriser ces opérations.
→ Elle permet d’assurer une meilleure délivrance de nos communications.
Les systèmes d’envoi multi-destinataires entrent souvent en conflit avec les systèmes de protection numérique. Mobiliser ces bases de données permet de multiplier par trois la possibilité de voir nos messages importants transmis à leurs destinataires, en complément des autres configurations techniques.
→ Elle permet de qualifier et de segmenter nos communications.
Nous avons pour objectif de ne pas encombrer les boites mails de nos adhérents, en particulier celles des élus déjà fortement sollicités. Certaines communications peuvent avoir un intérêt prioritaire à l’attention des élus, d’autres peuvent avoir un intérêt plus modéré à destination des services en leur laissant la liberté de les dispatcher au regard de leur propre organisation. Utiliser ces trois bases distinctes nous permet ainsi de sélectionner les catégories de destinataires en l’adaptant aux types de messages à transmettre.
C’est la raison pour laquelle chaque Commune et EPCI doit renseigner des coordonnées distinctes pour chacune de ces trois bases. Il est d’ailleurs techniquement impossible d’indiquer la même adresse mail plusieurs bases de données.
Nous aurions souhaité opérer cette récolte de données via un formulaire unique mais l’outil que nous utilisons ne le permet pas, contrairement à tous les autres… 🙁 Quoiqu’il en soit, il s’agit d’un outil souverain 🇫🇷 🐓