Le remboursement des frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques

ENCADRE GENERAL

Dans quelle mesure un adjoint au Maire parcourant le territoire dans le cadre d’une délégation de signature peut-il bénéficier du remboursement des frais kilométriques ?

LOGO AMF56 - On vous répond :

L’article L.2122-18 du CGCT dispose que « Le maire est seul chargé de l'administration, mais il peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints et à des membres du conseil municipal ».

→ Ainsi, le Maire a seule compétence pour déléguer une partie de ses fonctions à ses élus. Il existe les délégations de signature et de fonction.

Par ailleurs, et en plus des indemnités de fonction, la loi a prévu d’accorder aux élus locaux le remboursement de 7 dépenses particulières dont :

  1. Frais nécessités par l’exécution d’un mandat spécial, ou frais de mission ;
  2. Frais de déplacement des membres du Conseil municipal pour la représentation de la Commune dans une instance extérieure ;

L’indemnité de fonction compense les frais liés à l’exercice du mandat et les frais qui ne sont pas compris dans les 7 dépenses mentionnés. Un rapport du Sénat rappelle que “les indemnités de fonction des élus locaux ne constituent ni un salaire, ni un traitement, ni une rémunération. Elles compensent les frais engagés par les élus et constituent une contrepartie forfaitaire des contraintes supportées”: https://www.senat.fr/rap/r07-074/r07-07410.html

Les frais relevant d’un mandat spécial

“Les fonctions de maire, d'adjoint, de conseiller municipal, de président et membre de délégation spéciale donnent droit au remboursement des frais que nécessite l'exécution des mandats spéciaux.

Les frais ainsi exposés peuvent être remboursés forfaitairement dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l'Etat.

Les dépenses de transport effectuées dans l'accomplissement de ces missions sont remboursées selon des modalités fixées par délibération du conseil municipal.”

→ Le mandat spécial résulte d’une délibération particulière du Conseil municipal. Le mandat spécial exclut les activités courantes de l’élu et correspond à une opération déterminée tels que l’organisation d’un festival, le lancement d’une opération nouvelle, le surcroît de travail momentané et exceptionnel pour la Commune tel qu’une catastrophe naturelle, etc.

→ Cette délibération peut être postérieure à l’exécution de la mission en cas d’urgence. Cela signifie que la règle impose, en dehors des cas d’urgence, que le mandat spécial soit attribué par délibération avant que l’élu ne demande un remboursement des frais liés à ce mandat.

Les frais de déplacement dans le cadre d’une représentation

“Les membres du conseil municipal peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport et de séjour qu'ils ont engagés pour se rendre à des réunions dans des instances ou organismes où ils représentent leur commune ès qualités, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci.” → Les frais de transport, en dehors de ceux rembourser dans le cadre d’un mandat spécial, ne peuvent être remboursés que si l’élu justifie avoir représenté la Commune dans une instance ou organisme situé en dehors du territoire communal.

Frais de mandat spécial et frais de déplacement : La prise en charge de ces frais est assurée dans les mêmes conditions

“Les frais ainsi exposés peuvent être remboursés forfaitairement dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l'Etat.

Les dépenses de transport effectuées dans l'accomplissement de ces missions sont remboursées selon des modalités fixées par délibération du conseil municipal.”

→ Les dépenses de transport sont donc remboursées selon les modalités définies par délibération.

Toutefois, et en raison de la complexité d’établir un état des frais réels, le ministère de l’Intérieur accepte que ces dépenses donnent également lieu à un remboursement forfaitaire, et ce dans les conditions prévues par le décret n° 2019-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 (art 10) et un arrêté du 11 octobre 2019 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006.

Le calcul des frais kilométriques

→ Le Conseil municipal peut délibérer sur le remboursement des frais kilométriques en s’appuyant sur les taux des indemnités kilométriques fixés pour les personnels de l‘Etat, indiqué ci-dessus.

Les éléments de droit détaillés permettent ainsi de préciser que les frais kilométriques d’un élu du Conseil municipal ne peuvent être pris en compte qu’à travers un mandat spécial ou une activité de représentation de la Commune dans une instance extérieure au territoire.

Cette vision du remboursement des frais kilométriques applique le remboursement des frais kilométriques au regard des seuils alloués aux fonctionnaires de l’État, identiques aux seuils des fonctionnaires territoriaux.

Pour aller plus loin, une note relative au remboursement des frais des élus est jointe.